Cómo organizar las facturas del trimestre sin agobios
La mayoría de los autónomos no tienen un problema con los impuestos, sino con el papeleo: facturas en el correo, tickets en la cartera y prisas el día 19. Este es un método sencillo para evitarlo.
1. Un solo sitio para todo
Crea una carpeta en tu ordenador o en la nube para cada trimestre (por ejemplo «2026-1T») con dos subcarpetas: Ingresos y Gastos. Todo lo que llegue en PDF va directamente ahí.
2. Fotografía los papeles el mismo día
Los tickets de papel térmico se borran con el tiempo. Hazles una foto con el móvil en cuanto los recibas y guárdala en la carpeta de gastos. Si el ticket no lleva tus datos, pide la factura completa en el momento: es lo que te permite deducir el IVA.
3. Pasa los datos a una hoja de cálculo una vez al mes
En lugar de hacerlo todo al final del trimestre, dedica 10 minutos al mes. Con Factulia subes todas las facturas del mes a la vez y obtienes un Excel con fecha, proveedor, CIF, base, IVA, IRPF, total y categoría de gasto.
4. Revisa lo que no cuadra
Comprueba en cada factura que la base más el IVA menos la retención coincide con el total, que el CIF del proveedor es correcto y que la factura está a tu nombre. La herramienta te marca automáticamente las que no cuadran y los datos dudosos.
5. Cierra el trimestre con un resumen
Al final del trimestre tendrás tres hojas de Excel (una por mes) o una sola con todas las filas. El resumen por categoría y trimestre te da en segundos el IVA soportado, las retenciones y el total de gastos para el modelo 303 y el 130.
6. Si trabajas con gestoría
Envía a tu gestoría el Excel junto con los PDF originales. Les ahorrarás horas de tecleo y es más difícil que se pierda una factura.