Qué es el libro registro de gastos
Los autónomos en estimación directa deben llevar libros registro de sus ingresos y gastos, y quienes repercuten IVA, el libro de facturas recibidas. Aunque no hay un formato oficial obligatorio, la información mínima suele ser la misma: fecha, número de factura, proveedor y su NIF, base imponible, tipo y cuota de IVA, retención si la hay y total. Exactamente los datos que extrae Factulia.
Con esos datos ordenados es mucho más sencillo preparar el modelo 303 (IVA trimestral, donde restas el IVA soportado) y el modelo 130 (pago fraccionado del IRPF, donde restas tus gastos deducibles).
Tu libro de gastos en tres pasos
- Junta las facturas y tickets del trimestre: PDF que te llegan por email y fotos de los tickets en papel.
- Súbelos todos a la vez (hasta 50) y revisa la tabla: corrige lo que esté en amarillo o en rojo.
- Descarga el Excel. La hoja «Facturas» es tu libro de gastos; la hoja «Resumen» te da los totales por categoría y por trimestre.
Resumen por trimestre y por categoría
La segunda hoja del Excel calcula, con fórmulas, el número de facturas, la base imponible, el IVA soportado, las retenciones y el total de cada trimestre (1T, 2T, 3T y 4T) y de cada categoría de gasto. Si corriges un dato en la hoja de facturas, el resumen se actualiza solo.
Mantén el libro al día todo el año
Un consejo práctico: en lugar de hacerlo todo en enero, procesa tus facturas una vez al mes. Con el plan Autónomo tienes 150 créditos al mes, suficientes para la mayoría de autónomos, y puedes ir pegando las filas de cada mes en el mismo libro.
Importante
Factulia te ahorra el trabajo de copiar datos, pero no sustituye el criterio de un profesional. Revisa siempre los datos antes de presentar tus declaraciones y consulta con tu asesor qué gastos son deducibles en tu actividad.